Steuern sparen als Unternehmer

Ein Beitrag von Daniel Matera
Veröffentlicht am Februar 2, 2019
Vielen wichtigen Gesprächen, Verträgen und Entscheidungen gehen Geschäftsessen voraus. Es ist eine optimale Möglichkeit um seinem Gegenüber Wertschätzung zu zeigen und sich auf Augenhöhe zu unterhalten. Und das Beste? Die Bewirtungskosten für Mitarbeiter und Kunden lassen sich zu einem großen Teil als Betriebsausgaben geltend machen. Das bedeutet? Steuern sparen! Worauf Sie achten müssen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

Wann darf ich Bewirtungskosten abziehen?

Ein klassisches Beispiel: Sie gehen mit einem potentiellen Geschäftspartner nach einem Meeting etwas essen. Davon sind 70 Prozent Ihrer Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie angemessen sind.

Aufwendungen, die Ihnen durch die Bewirtung von Ihren Mitarbeitern entstehen, sind zu 100 Prozent abziehbar.

Wichtig: Unabhängig davon ist die gestellte Umsatzsteuer in beiden Fällen zu 100 Prozent als Vorsteuer abziehbar!

Stellen Sie während eines Meetings Kaffee, Kuchen und Tee zur Verfügung, dann sind diese Kosten ebenso zu 100% abziehbar. 

Wichtig: Es müssen natürlich geschäftliche Termine sein. Sobald der Champagner auf den Tisch kommt, ist das leider nicht mehr möglich. Alkohol ist nicht abziehbar!

Bewirtung Ihrer Mitarbeiter

Betriebliche Bewirtungen sind zu 100 Prozent abziehbar, wenn Sie einem Mitarbeiter Essen in einer Kantine oder durch Dritte (bspw. durch ein Cateringunternehmen) zur Verfügung stellen. Dann sind diese Betriebsausgaben nicht geschäftliche, sondern betriebliche Ausgaben.

Auf der anderen Seite bedeutet es für den Arbeitnehmer, dass er einen „Arbeitslohn“ in Form eines Sachbezugs von Ihnen erhält. Somit muss dies in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Hierbei wird nicht der tatsächliche Wert der betrieblichen Bewirtung, sondern von Amtswegen her ein „Sachbezugswert“ verwendet. Dieser liegt 2018 bei 8,20 Euro pro Tag pro Arbeitnehmer. Davon betragen 1,73 Euro das Frühstück, Mittagessen und Abendessen jeweils 3,23 Euro. Eine Zuzahlung vom Mitarbeiter mindert diesen Sachbezugswert!

Ein Beispiel:
Sie bestellen für Ihre Mitarbeiter Freitags ein leckeres Catering für die Mittagspause. Dabei zahlt jeder Mitarbeiter nur 2,00 Euro für das Essen. Somit ist der „Arbeitslohn“ den der Mitarbeiter durch das Essen bekommt bei 3,23 Euro – 2,00 Euro Selbstbeteiligung = 1,23 Euro für das Mittagessen. Die Lohnsteuer, die Sie vom Arbeitnehmer dafür behalten können Sie wiederum mit 25 Prozent pauschal versteuern!
Thema Umsatzsteuer – Die unentgeltliche bzw. günstige Bereitstellung von Bewirtungen sind Steuerpflicht:

Betreiben Sie in Ihrem Unternehmen eine eigene Kantine, dann sind Sie zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Wenn Sie hingegen Ihrem Mitarbeitern unentgeltlich Essen zur Verfügung stellen oder die Zuzahlung nicht den eben genannten Sachbezugswert übersteigt, müssen Sie den Bruttowert heraus rechnen.

Beispiel:
3,23 Euro – 19 Prozent MwSt. = Nettosachbezug.

Beziehn Sie Ihr Essen von einem Cateringunternehmen, erbringt dieses Unternehmen die Leistung an Ihre Mitarbeiter. Dir Vorsteuer ist aus der Rechnung voll abzugsfähig.

Thema interne Feiern:
Bestes Beispiel – Ihre Weihnachtsfeier!
Die Bewirtungskosten sind immer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Betragen alle Kosten dafür, einschließlich der Umsatzsteuer, mehr als 110,00 Euro pro Mitarbeiter und Event, dann ist der Betrag, welcher darüber hinausgeht lohnsteuerpflichtig! Begleitet den Mitarbeiter ein Angehöriger, zum Beispiel seine Frau, dann werden die Aufwendungen dem Mitarbeiter zugerechnet.

Wie viele Betriebsveranstaltungen sind abziehbar?
Zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind bis 110 Euro pro Mitarbeiter frei abziehbar. Alle weiteren Aufwendungen für eine weitere Veranstaltung sind immer als Arbeitslohn anzusehen!

Wie betrachtet man die Umsatzsteuer in einer Betriebsveranstaltung?
Bis zur Grenze von 110,00 Euro können Vorsteuerbeiträge zu 100 Prozent pro Mitarbeiter abgezogen werden. Wird dieser Wert überstiegen, dann geht man von Amtswegen von einer Mitveranlassung durch die Privatsphäre der Arbeitnehmer aus. Das bedeutet, dass Sie als Unternehmer keinen Vorsteuerabzug mehr haben.

Ich bewirte einen Geschäftspartner, was muss ich beachten?

70% der Bewirtungskosten dürfen als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn dies durch Sie nachweisbar gemacht wird. Selbstverständlich liegt dem Finanzamt ein großes Bestreben daran, das Sie auch wirklich Geschäfte mit diesem Partner machen. Daher gibt es auch Aufwendungen, welche der „Verkehrsauffassung“ nach unangemessen (hoch) sind. Ein Beispiel dafür sind Nachtclubbesuche. Diese sind nicht abziehbar!

Bei privaten Anlässen, wie zum Beispiel einem Geburtstag, können auch Kosten für Gäste, welche aus beruflichen Gründen eingeladen werden nicht von Ihnen als Unternehmer abgezogen werden.

Wo Sie Ihre Geschäftspartner bewirten, ist für das Finanzamt nicht von Relevanz. Lediglich Bewirtungen in Ihrer Wohnung sind nicht zulässig.
Natürlich möchte das Finanzamt möglichst detailliert wissen, um was für eine Bewirtung es sich gehandelt hat:

1. Höhe der Bewirtung

2. Geschäftliche Veranlassung

3. Ort/Tag der Bewirtung

4. Name und Teilnehmer – Die Anschrift ist nicht notwendig

Wichtig: Die Veranlassung muss deutlich machen, in welchem Zusammenhang Sie zu dem Geschäftspartners stehen! „Arbeitsgespräch“ oder „Meeting“ reichen nicht aus.

Gehen Sie mit einem Geschäftspartner in Ihrem Lieblingsrestaurant essen, dann reicht es, dass Sie sich einen Bewirtungsbeleg geben lassen. Auf diesem können Sie dann den Anlass, sowie die Teilnehmer festhalten. 

Wichtig: Das Finanzamt erkennt nur Rechnungen von Bewirtungskosten an, welche maschinell erstellt worden und registriert sind. Aber keine Sorge – 90% der Restaurants und Bars haben registrierte Kassensystem in ihrem Bestand!

Sie können diese Bewirtungskosten nur dann abziehen, wenn diese von Ihnen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Selbstverständlich kann die in der Rechnung gestellte Umsatzsteuer in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden!
DISCLAIMER: Wir sind keine Steuerberater, noch soll dieser Blogbeitrag Ihren Steuerberater ersetzen. Der Beitrag ist rein informativ ein Bericht aus unseren Erfahrungen.

Über den Autor

Daniel Matera
Daniel Matera ist Gründer & Geschäftsführer der Digitalagentur XPERIENTS. Als Marketingexperte berät und unterstützt er Unternehmen im ganzheitlichen Vermarktungsprozess und der Ausrichtung Ihrer digitalen Präsenz. Er ist außerdem Gesellschafter der hawaiianischen Restaurants der Maui Poke Guys in Hamburg.
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